Design Sprint na prática: prototipando o futuro do direito

Essa semana estamos realizando um workshop de design sprint para o projeto de um de nossos clientes e resolvemos compartilhar por aqui nossos aprendizados mais relevantes, dia a dia. Para esse projeto, optamos pela versão Design Sprint 3.0, adaptação proposta pela Design Sprint Academy. A escolha nos pareceu pertinente, pois essa etapa está ocorrendo após um período de imersão, no qual mergulhamos por três meses no contexto do projeto realizando pesquisa em profundidade através de entrevistas, pesquisa online, desk research, análise competitiva, pesquisa de tendências, mapeamento de personas e suas jornadas e compilamos os achados, gerando uma visão clara sobre o problema a ser trabalhado.

Aliás, cabe dizer que diferente do design thinking ou design de serviços, que buscam explorar contextos abertos para chegar em uma definição de problema, a metodologia do design sprint se propõe a materializar e testar rapidamente uma hipótese já bem clara e definida, pois o objetivo é validar ou refutar a ideia antes de gastar tempo, recursos e esforço na solução errada.

Dia 1: turno da manhã

Voltando ao nosso foco, hoje foi o primeiro dia do nosso sprint, que tem por objetivo gerar um protótipo de uma solução inovadora para o mercado do direito. Iniciamos o dia com uma breve contextualização do processo, uma vez que o principal patrocinador da ideia, bem como alguns membros do time selecionado, nunca tiveram contato com a metodologia. Após seguimos para as apresentações dos integrantes da equipe e realizamos uma dinâmica de quebra-gelo para aquecer e gerar intimidade entre o grupo. Optamos pela dinâmica “Qual seu super poder”, que pareceu pertinente uma vez que alguns integrantes não se conheciam ou não tinham proximidade uns com os outros. Na sequência, demos início à nossa jornada com uma visão geral sobre o processo que vai acontecer até a próxima sexta-feira.

Nosso cronograma foi elaborado analisando as melhores práticas compartilhadas pela comunidade praticante no site oficial do Design Sprint, mantido pelo Google, onde a metodologia nasceu. Aliás, caso você tenha ouvido falar que design sprint é uma “receita de bolo” que segue o passo a passo orientado no livro, saiba que hoje já não é bem assim. Desde seu surgimento, a metodologia vem sendo adaptada por seus praticantes, uma vez que diferentes contextos exigem diferentes soluções. Mas voltando ao nosso sprint, a partir das melhores práticas criamos a nossa versão, que pareceu fazer muito sentido dado o contexto e o perfil das pessoas envolvidas e assim seguimos nossa jornada que teve início pontualmente às 9 horas da manhã.

Nossa primeira atividade consistiu em mapear as perguntas da sprint através da atividade “Como nós podemos”, no qual cada participante identificou e escreveu oportunidades percebidas para a resolução dos desafios. Os insights para as perguntas vieram a partir das falas dos especialistas, advogados que um a um compartilharam suas perspectivas com o grupo. Veio também da “voz do cliente”, gerada a partir da pesquisa e materializada através de um storytelling que dava vida às personas, além da revisão do cenário competitivo, que apresentou as opções existentes que ajudam os usuários a resolver o problema que foi definido como foco do projeto.

Posteriormente, as perguntas foram agrupadas por afinidade temática, dando origem a uma categorização que ajudou a clarear o que era mais relevante para o grupo. Partimos para a votação, na qual cada participante poderia escolher as três perguntas que julgava mais relevantes para serem nosso foco, criando assim um “mapa de calor”. Um dos participantes assumiu o papel de decisor. Esse, tinha direito a cinco votos sendo a pessoa com poder de decisão, para manter o foco nos objetivos estratégicos do negócio.

Aprendizados da manhã – dia 1:

  1. Sendo um grupo no qual nem todas as pessoas se conheciam ou tinham intimidade, o quebra-gelo foi essencial para tirar o ar de formalidade das interações. A partir dessa prática, o time ficou mais à vontade para colaborar, compartilhar ideias e se divertir, deixando o processo mais leve. Saímos dela com um time mais unido e à vontade uns com os outros.
  2. Os especialistas convidados foram chamados individualmente pelo grupo e receberam 10 minutos para falar, com o objetivo de responder perguntas muito específicas, que foram previamente elaboradas. Obviamente, ninguém cumpriu o tempo proposto. A maioria falou mais, alguns menos. E ao invés de responder a perguntas eles abstraíram e começaram falando sobre si mesmos, seu histórico, suas rotinas e sua visão de mundo. Como facilitadores, pensamos se deveríamos interromper para manter o foco, mas o instinto mandou deixar fluir. Foi a melhor decisão, pois os maiores insights vieram das falas menos estruturadas e o tempo não foi um problema.

Dia 1: turno da tarde

Na volta do almoço, foi realizada uma revisão na jornada do usuário, ou seja, os passos percorridos em sua interação com o serviço no modelo de negócios atual do escritório. Essa jornada também foi elaborada previamente, a partir da pesquisa e de um processo de observação realizado durante uma semana.

Após essa revisão, individualmente os participantes projetaram novas jornadas, ideais na sua percepção. Eles também elencaram sinais de sucesso e métricas, ou seja, caso sua jornada fosse escolhida, quais comportamentos são desejados em relação aos usuários e quais indicadores podemos utilizar para medir esse desempenho. O tempo disponibilizado para essa concepção foi de 1 hora, mas alguns participantes terminaram antes disso. Assim, ao invés de esperar todos, votar na melhor jornada e seguir a vida, fizemos um ajuste para dar atividades sequenciais a quem ia concluindo a tarefa e deixamos para fazer a votação posteriormente.

Assim, foi dado início à análise de contextos paralelos, na qual os participantes receberam um tempo para pesquisar e identificar duas ou três referências que tenham resolvido satisfatoriamente os desafios elencados na etapa “Como nós podemos”, justificando a razão de sua escolha. Quando todos concluíram ambas as atividades, cada participante apresentou sua visão de jornada, seus sinais de sucesso e métricas e nesse momento, foram surgindo novas ideias que foram sendo registradas pelos participantes em post its. Sendo um grupo muito participativo, à medida que as apresentações foram ocorrendo já foram surgindo dúvidas que ao serem esclarecidas geraram insights que serão trabalhados no próximo dia.

Por fim, fizemos com o grupo a dinâmica Crazy 8, no qual todos foram orientados a criar oito ideias malucas em pouco tempo, como estímulo para usar a criatividade e pensar fora da caixa. Essa dinâmica contribuiu para tirar o obvio do caminho, permitindo aos participantes abrirem a mente para a criação dos conceitos de uma nova solução, originada a partir da jornada do usuário.

Aprendizados da tarde – Dia 1

  1. Dependendo do perfil do grupo, a busca por referências é algo desafiador. Uma coisa que funcionou foi apresentar exemplos consistentes e sugerir aos participantes que usassem o pensamento contrário. Ou seja, se não conseguiam pensar numa referência positiva para esse contexto, que então pensassem em uma referência negativa para identificar o que não deveria acontecer.
  2. A dinâmica propõe que a atividade seja realizada de forma individual, mas com uma breve discussão a mente dos participantes foi abrindo, alguns dogmas foram removidos e o exercício realizado de forma colaborativa se mostrou mais pertinente, sem prejudicar o grupo.

Esse sprint está sendo compartilhado por uma razão especial: diferente de muitos outros, ele está sendo realizado em uma empresa muito tradicional, com quase 30 anos de mercado e que não tem a cultura da inovação enraizada. Isso nos leva a crer que essas descobertas, desafios e adaptações podem ser pertinentes para inúmeros outros contextos que também identificaram a necessidade de se adaptar nessa era de transformação digital.

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